ProzessFabrik im Fokus

Der Alltag in vielen Unternehmen: wenig Struktur, viele Unterbrechungen

Basierend auf der Analyse von mehreren hundert kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), die das Deutsche Institut für Verbraucherschutz in den vergangenen Jahren im Rahmen von Prozess- und Effizienzbewertungen begleitet hat, zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: Das Tagesgeschäft wird überwiegend reaktiv gesteuert.

Ob spontane Kundenanfragen, Rückfragen von Mitarbeitenden, verzögerte Projekte oder operative Engpässe – Geschäftsführung und Teams sind meist mit kurzfristigen Aufgaben beschäftigt. Die Folge: Wichtige Themen wie Strategie, Planung, nachhaltige Verbesserungen oder klare Verantwortungsstrukturen bleiben im Alltag auf der Strecke.

Was macht die ProzessFabrik konkret?

ProzessFabrik ist eine spezialisierte Agentur, die Unternehmen nicht nur bei der Analyse ihrer internen Abläufe unterstützt, sondern auch bei der konkreten Umsetzung von effizienzsteigernden Maßnahmen. Dazu zählen unter anderem:

• die Einführung strukturierter Prozesse,

• der gezielte Einsatz von Automatisierungstools (z. B. für Kommunikation, Onboarding, Angebotsversand),

• sowie die Integration von KI-gestützten Lösungen, etwa zur Vorqualifizierung von Leads oder zur internen Wissensvernetzung.

Das Ziel: Mehr Effizienz, mehr freie Zeit auf Führungsebene und langfristig eine höhere Marge, ohne dabei Abstriche bei Qualität oder Kundennähe zu machen.

Die Zusammenarbeit ist praxisnah: ProzessFabrik entwickelt nicht nur Strategien, sondern begleitet aktiv die Umsetzung im Alltag – in enger Abstimmung mit Geschäftsführung und Team.

Quelle: prozessfabrik.io. Letzter Abruf: 24.07.2024

Typische Herausforderungen im Arbeitsalltag vieler KMU

In zahlreichen agenturnahen Dienstleistungsunternehmen, Beratungen und kleineren Betrieben lassen sich ähnliche Muster beobachten: Vieles läuft über persönliches Erfahrungswissen, das selten schriftlich fixiert oder strukturell verankert ist. Im Arbeitsalltag führt das häufig zu wiederkehrenden Problemen:

• Hohe Belastung der Geschäftsführung durch operative Kleinteile

• Fehlende Standards bei wiederkehrenden Aufgaben wie Angebotserstellung, Projektstart oder Kundenkommunikation

• Unklare Zuständigkeiten, insbesondere bei Schnittstellen zwischen Teammitgliedern

• Schwierigkeiten im Onboarding neuer Mitarbeitender, da Wissen oft nicht dokumentiert ist

• Steigende Komplexität mit wachsender Unternehmensgröße, ohne passende Strukturen

In solchen Fällen bietet eine externe Automations-Agentur wie die der ProzessFabrik einen methodischen Rahmen, um diese Themen gezielt anzugehen – mit Blick auf das Tagesgeschäft und die vorhandenen Ressourcen.

Vorgehensweise: Strukturiert, praxisnah, umsetzungsorientiert

Die Zusammenarbeit mit der ProzessFabrik ist in drei klar abgegrenzte Phasen gegliedert, die eine systematische Analyse und schrittweise Umsetzung ermöglichen:

1. Kostenfreie Erstberatung & Potenzialanalyse
   In einem ersten Schritt werden bestehende Prozesse, operative Engpässe und Rollenverteilungen erfasst und bewertet. Ziel ist es, konkrete Schwachstellen zu identifizieren und erste Handlungsfelder abzuleiten.

2. Strukturierung & Maßnahmenplanung
   Auf Basis der Analyse werden passgenaue Optimierungsvorschläge erarbeitet. Dazu zählen unter anderem die Einführung verbindlicher Standards, strukturierter Dokumentationen sowie die Auswahl und Planung geeigneter Automatisierungen und KI-basierter Unterstützungssysteme.

3. Begleitung bei der operativen Umsetzung
   Die ProzessFabrik begleitet die Implementierung der erarbeiteten Maßnahmen in enger Abstimmung mit dem Team. Dies umfasst sowohl Tool-Auswahl und technische Integration als auch Mitarbeiterschulungen und fortlaufende Anpassungen während des laufenden Betriebs.

Die Agentur arbeitet dabei mit etablierten Softwarelösungen und Automatisierungsplattformen, ohne Kundensysteme an bestimmte Anbieter zu binden. Der Fokus liegt auf pragmatischen, zukunftsfähigen Lösungen, die sich in den bestehenden Unternehmensalltag integrieren lassen.

Weniger Aufwand, mehr Wirkung: Wie Unternehmen von klaren Prozessen profitieren

Unternehmen, die mit der ProzessFabrik zusammenarbeiten, berichten regelmäßig von spürbaren Veränderungen im Tagesgeschäft. Besonders häufig genannt werden spürbare Entlastungen auf Geschäftsführungsniveau, eine verbesserte Selbstorganisation im Team und deutlich beschleunigte Einarbeitungsprozesse. So konnte etwa ein Beratungsunternehmen mit 15 Mitarbeitenden durch klare Rollenverteilungen und automatisierte Abläufe rund acht Stunden produktive Führungszeit pro Woche zurückgewinnen. Gleichzeitig ließ sich in mehreren Fällen die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender um bis zu 50 % verkürzen – nicht durch aufwändige Systemwechsel, sondern durch saubere Prozesse, verständliche Dokumentationen und schlanke Automatisierungen.

Auch das Deutsche Institut für Verbraucherschutz (ifv) hat kürzlich interne Abläufe gemeinsam mit der ProzessFabrik neu strukturiert – mit dem Ergebnis klarer Übergaben, reduzierter Abstimmungsaufwände und spürbarer Effizienzgewinne im Prüfungsteam. Was alle Projekte verbindet: Die Veränderungen sind nicht theoretischer Natur, sondern zeigen sich direkt im Alltag – in Form von Zeit, Übersicht und klarer Verantwortlichkeit.